Intégrer un salarié en télétravail : comment bien préparer un onboarding à distance ?

En France, plus de 40 % des entreprises sont favorables au télétravail. La crise sanitaire et les séries de confinement ont poussé les entreprises françaises à s’ouvrir davantage à ce mode de travail avantageux. Ayant apprécié l’expérience après essai, plusieurs sociétés l’ont intégré à leur politique interne de fonctionnement.

Certaines organisations recrutent même des nouveaux travailleurs qu’elles intègrent directement en télétravail. Les enjeux de l’onboarding sont d’assurer l’intégration du salarié pour éviter un licenciement précoce. Intéressant, le télétravail se place cependant face au défi de l’onboarding à distance. La réussite de l’intégration en entreprise d’un salarié à distance repose sur une stratégie exigeante pour éviter de négocier un licenciement à l’amiable. Voici les 5 étapes indispensables pour intégrer un salarié en télétravail.

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Bien organiser le préboarding

C’est l’étape la plus importante et elle commence dès la signature du contrat de travail. Jusqu’au jour-j, il convient de garder un lien avec le salarié. On peut lui envoyer un mail en anticipant toutes les questions qu’il pourra se poser, un livret d’accueil ou encore un programme pour sa première semaine.

Il convient aussi de remplir la liste des obligations légales avant une embauche. L’onboarding en télétravail ne dispense pas du respect de la réglementation juridique qui encadre l’intégration des salariés en entreprise.

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Organiser la prise en main des outils à distance

Les outils et l’environnement de travail vont impacter la capacité du salarié à se concentrer et à être productif. Il faut donc s’assurer qu’il dispose de tout le matériel nécessaire pour être efficace à son poste de travail.

On peut lui faire livrer le matériel en amont et organiser une session informatique. Cette dernière a pour but de lui enseigner les bonnes pratiques. Pour être efficace, le travailleur doit maîtriser le fonctionnement des outils qu’il emploiera dans son activité. Il est donc judicieux de consacrer du temps à sa formation avant le jour-j de sa prise de fonction.

Présenter l’entreprise

Il est important de procéder à une présentation minutieuse de l’entreprise. L’idée est de permettre au salarié de comprendre comment son poste et ses missions s’inscrivent dans la stratégie globale de l’entreprise et au sein de son équipe.

Le manager peut ajouter dans l’agenda un temps d’échange avec chaque personne qui sera amenée à travailler avec le salarié. La bonne connaissance de l’entreprise permettra au salarié de développer son sentiment d’appartenance et ainsi de donner son meilleur pour l’organisation.

Inviter le salarié à créer des liens avec les autres collaborateurs

Un salarié en télétravail ne bénéficie pas de contacts physiques, ni de discussions informelles à la machine à café. Pour favoriser son intégration, on peut lui attribuer un parrain ou une marraine qui pourra lui partager les valeurs et la culture de l’entreprise, et être une oreille attentive si nécessaire. Le salarié ne se sentira ainsi plus mis à l’écart et pourra développer des liens sincères, à même de faciliter le travail avec les autres collaborateurs.

Multiplier les prises de feedback

Les trois premiers mois, on va faire des points de suivi réguliers, mêmes informels, pour suivre les premières avancées et savoir comment se passe son intégration dans son équipe. On peut par exemple l’inviter à dresser un rapport d’étonnement.

Ces étonnements et toutes ses interrogations doivent être par la suite traités. L’objectif poursuivi ici est de l’accompagner progressivement jusqu’à sa totale intégration.

Mettre en place un plan de travail clair et structuré pour le salarié en télétravail

Pour que le salarié en télétravail puisse travailler efficacement, il faut mettre en place un plan de travail clair et structuré dès le début. Celui-ci doit comprendre des objectifs clairs, des échéances précises et un suivi régulier du travail accompli. Ceci permettra au nouveau salarié de se sentir intégré à l’équipe et d’avoir une idée concrète de la manière dont son travail contribue aux objectifs de l’entreprise.

Le plan de travail peut être réalisé sous forme d’un tableau Excel partagé avec le reste de l’équipe ou encore via un outil collaboratif comme Trello ou Asana. Il peut inclure les tâches prioritaires pour la première semaine ainsi qu’une vision sur les projets à plus long terme. Cela donne aussi une vue globale sur ce qui se fait dans l’entreprise.

Un autre point essentiel est la communication entre tous les membres impliqués dans le projet, notamment grâce aux réunions hebdomadaires téléphoniques ou visioconférences pour faire le point sur les avancées du projet et s’assurer que tout est bien aligné entre chacun. Le but étant toujours ici d’appuyer sur cette communication interne, afin que chaque membre soit informé des diverses actions posées par ses collègues.

Il ne faut pas négliger non plus l’accueil chaleureux et personnalisé. Puisque vous n’aurez pas la possibilité qu’il arrive physiquement dans vos locaux, pensez à lui envoyer quelque chose qui pourrait témoigner votre gratitude quant à sa venue (une petite box cadeau avec des goodies de votre entreprise, par exemple). Cette attention peut avoir un impact positif sur sa motivation et engendrer une proximité plus rapidement.

La mise en place d’un plan de travail clair et structuré pour le salarié est essentielle afin qu’il se sente intégré à l’entreprise. Elle permet aussi de maintenir une communication régulière entre les membres de l’équipe. La nature même du télétravail implique souvent un certain isolement, il est donc crucial d’offrir au nouveau collaborateur plusieurs points pour échanger en toute transparence avec ses collègues dès le début.

Planifier des réunions régulières pour maintenir la communication et la cohésion d’équipe

Le télétravail est une pratique qui peut être bénéfique pour les employeurs et les salariés. Il peut aussi poser des défis en termes de communication et de création d’une véritable cohésion au sein de l’équipe. Pour éviter que le nouveau collaborateur se sente isolé ou impuissant dans son travail à distance, pensez à bien organiser des réunions virtuelles.

Cela permettra non seulement aux membres de l’équipe d’avoir une meilleure compréhension du projet sur lequel ils travaillent ensemble, mais aussi à chacun(e) de s’exprimer librement sur leur ressenti par rapport au projet. Les réunions peuvent prendre différentes formules selon la taille de l’équipe : individuellement avec chaque membre pour un accompagnement plus personnalisé ou encore, comme mentionné précédemment, sous forme hebdomadaire collective.

Penser à bien organiser ces rendez-vous nécessite une certaine organisation et rigueur chez tous les acteurs concernés. Il faut donc tenir compte des besoins spécifiques du nouveau collaborateur ainsi que des autres membres déjà présents dans votre équipe afin de déterminer le bon moment pour organiser ces rendez-vous.

La fréquence doit aussi être ajustée en fonction des besoins du projet et du niveau d’intervention nécessaire pour chaque participant impliqué dedans. Cette planification permettra alors aux participants (nouveau coworker inclus) de suivre efficacement les avancées réalisées lorsqu’ils ne sont pas physiquement auprès de leurs collègues.

Les réunions régulières constituent un élément clé pour maintenir une communication transparente et une véritable cohésion d’équipe. Cela permet à chaque collaborateur de se sentir impliqué dans le projet en cours, de se tenir informé(e) des avancées réalisées par les autres membres et ainsi, faciliter la résolution rapide des problèmes rencontrés.

La réussite d’une intégration en télétravail dépend largement de l’efficacité du processus mis en place. Lorsque vous prenez le temps nécessaire pour planifier toutes les étapes nécessaires à l’intégration d’un salarié dans votre entreprise à distance, il est plus facile pour lui ou elle de s’intégrer rapidement.

Des points comme la préparation minutieuse du nouvel arrivant avec toute la documentation requise sur son poste sont obligatoires, mais il ne faut pas oublier que pour instaurer une bonne dynamique au sein même de votre équipe, cela passe parfois tout simplement par un coup de téléphone ou une visioconférence hebdomadaire qui rassure et motive votre nouveau collaborateur !