Pour rencontrer de nouveaux partenaires, assurer l’ouverture d’une branche à l’international ou encore découvrir de nouvelles méthodes de travail, les entreprises organisent très souvent des missions professionnelles à l’étranger. Si vous avez été choisi pour représenter votre entreprise dans ce cadre, ce type de voyage reste particulièrement enrichissant. Comme tout autre voyage, il requiert en amont une certaine préparation.
Plan de l'article
Préparez votre déplacement professionnel dans les moindres détails
La préparation minutieuse d’un voyage d’affaires est indispensable pour éviter certaines déconvenues. Vous devez avant tout définir de façon concise les attentes autour de la mission. Pour cela, avec l’aide de votre équipe dirigeante, faites des réunions pour clarifier les points essentiels sur lesquels focaliser le voyage. Cela permet de donner une ligne directrice au projet et de rester concentré sur les objectifs.
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Il est nécessaire de faire l’inventaire des tâches que vous aurez à accomplir sur les lieux, pour évaluer l’avancée de la mission. De plus, vous devez établir un planning concernant vos différents déplacements, et si possible contacter vos futurs interlocuteurs afin de convenir d’éventuels rendez-vous.
Dans le cas d’un séminaire d’entreprise, nous vous conseillons de prendre connaissance du contenu des formations, ainsi que des horaires. Vous gagnerez ainsi en temps et en efficacité. Votre période d’absence ne doit pas se faire ressentir au sein de la société. Pour cela, bouclez les travaux en instance, ou bien déléguez certaines tâches à des collaborateurs en mesure d’assurer efficacement votre intérim.
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Il est également conseillé de faire une estimation du budget dont vous aurez besoin, et de l’adapter à celui qui vous sera alloué pour la mission. Dans la même logique, gardez sur vous de l’argent liquide, et pensez à augmenter le plafond de votre carte bancaire pour faire face aux imprévus. Notez également que les normes en matière d’électricité varient d’un pays à un autre. Par conséquent, vous pouvez vous munir d’un adaptateur international pour vos appareils électriques.
Louez un garde-meubles pour stocker vos affaires personnelles
Vous avez un voyage professionnel en vue ? Cela implique quelques réflexions, notamment sur la façon de conserver vos affaires. Vous pouvez choisir les solutions habituelles ou opter pour des idées plus sûres, telles que le garde-meubles. Il s’agit d’un local destiné à accueillir, de façon temporaire ou permanente, toutes sortes d’objets, en l’occurrence des meubles.
Sur internet, de nombreuses sociétés spécialisées dans la location de box fournissent ce type de prestations à des particuliers. Le spécialiste Atout-Box nous explique que le prix de location d’un garde-meubles dépend principalement de la surface du box et de la durée de l’engagement. Prévoyez environ 10 euros par mois pour un local de 1 à 2 m². Vous pourrez aussi louer des box bien plus spacieux selon vos besoins et votre budget.
De taille moyenne comprise entre 8 et 12 m², les garde-meubles sont très avantageux pour le stockage des affaires personnelles. Quelle que soit la taille de vos meubles et objets, vous trouverez des conteneurs appropriés pour vos besoins. La plupart de ces box sont scellés, une fois le contrat de location rédigé. Certains possèdent même des systèmes de ventilation pour conserver vos affaires dans les meilleures conditions possibles.
Les sociétés les plus réputées proposent des box équipés de caméras de vidéosurveillance ou de détecteurs de mouvements, afin de garantir la sécurité de vos biens. Servez-vous des comparateurs en ligne pour obtenir un devis détaillé des diverses offres, et bénéficier du meilleur rapport qualité-prix.
Occupez-vous de toutes les formalités administratives
Quelques justificatifs sont indispensables pour aborder avec sérénité toute mission professionnelle à l’étranger. À cet effet, visa, passeport ou encore réservation d’hôtels sont des formalités que vous devez remplir avant tout déplacement en dehors de votre territoire. Procédez donc à la vérification de ces documents suffisamment tôt, afin d’éviter les oublis de dernière minute.
Votre pièce d’identité est essentielle pour circuler dans le pays d’accueil. Ainsi, vous devez vous assurer qu’elle soit valide, et en adéquation avec les exigences locales. Certains pays exigent des certificats médicaux, attestant de la bonne santé des étrangers désireux de séjourner sur leur territoire. Pour cette raison, renseignez-vous sur la réglementation en vigueur, en matière de vaccins ou de traitements médicaux.
Souscrire une assurance voyage peut être nécessaire. Vous serez ainsi dédommagé en cas d’annulation ou de vol manqué. Dans le même sens, les assurances maladie permettront de garantir votre prise en charge en cas de sinistre, une fois à destination. L’un des points sur lesquels vous devez vous pencher au cours de la préparation est le moyen de transport à utiliser. Si vous envisagez une location de véhicule, gardez sur vous un permis de conduire en cours de validité.
Recherchez votre logement provisoire à l’étranger
Se loger est une problématique essentielle lorsqu’on se déplace à l’étranger. Pour vous aider, n’hésitez pas à vous servir d’internet. Vous pouvez trouver absolument tout ce que vous désirez en un clic. Ainsi, grâce aux annonces en ligne, il est possible de réserver une chambre d’hôtel depuis votre pays de résidence. Généralement situés en plein cœur des villes, les hôtels sont des solutions classiques et appropriées pour de courts séjours d’affaires.
En revanche, si vous partez pour plusieurs mois, voire plusieurs années, vous devrez trouver un logement permanent. Regardez ici encore les annonces d’appartements ou de maisons en location sur internet. Privilégiez les plateformes de renom au moment de réserver votre habitation. Si vous devez verser une caution, assurez-vous que le site dispose d’un moyen de paiement sécurisé.
Nous vous conseillons toutefois de tenir compte de votre budget et de la proximité avec le lieu de travail avant d’opter pour un logement. Moins onéreuse qu’un hôtel, la chambre d’hôte est également une bonne alternative pour vous loger lors d’un séminaire professionnel. Il est également conseillé de réserver bien à l’avance pour s’éviter certains désagréments. Enfin, préférez les établissements labellisés, parce qu’ils respectent certaines exigences en matière de commodité.