Utiliser des open spaces comme espace de travail présente bien des avantages lorsque vous savez bien l’aménager. Un aménagement qui vous permettra d’améliorer la productivité du personnel et optimiser leur travail en général. Cependant vous ne pouvez y arriver que si vous vous y prenez de la meilleure des manières. Pour vous aider, voici dans la suite de cet article quelques directives pour optimiser le travail en open space.
Plan de l'article
Prévoir des espaces de travail adéquat
Pour optimiser la concentration chez les employés, le premier aspect à prendre en considération est l’espace de travail. Les superficies allouées au personnel doivent être aérées pour limiter le stress et l’effet de confinement. Selon la norme Afnor NF X35-102, chaque employé a droit à 10 m2, y compris l’espace de rangement.
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Outre la superficie, vient en ligne de compte l’aspect visuel. Il est vrai que dans un contexte d’open space, la question de l’intimité ne devrait pas se poser, mais le fait de se retrouver face à face avec ses collègues est souvent contre-productif pour certains employés.
Les coups d’œil, la sensation de se sentir observer n’aident pas à l’optimisation du travail. Pour y remédier vous pouvez par exemple utiliser des demi-cloisons pour aider les employer à ressentir plus d’intimité.
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Avoir des salles privées
En dehors des open spaces, les employés devraient avoir accès à des salles privées pour prendre un peu de retraites. Les salles privées sont notamment des salles de réunion, les bulles de travail et des cabines privées. Ces salles servent à tenir des réunions qui ne concernent pas vraiment tous les employés, passer des coups de fil, recevoir les clients ou même tenir des réflexions hors du bruit des collègues. C’est le moyen parfait pour entretenir une atmosphère de confidentialité tout en étant dans un open space.
Faire usage de casque antibruit
Le bruit est l’un des désavantages les plus connus des open spaces. C’est la raison pour laquelle vous devez utiliser des instruments pour isoler ces bruits et optimiser la concentration chez les employés. Vous pouvez par exemple utiliser des casques antibruit. Il en existe principalement deux types notamment : ceux qui annulent les bruits et les isolants. La différence réside dans le fait que le premier type est doté d’un réducteur de bruits actifs qui diminue considérablement l’intensité du bruit qui parvient dans les tympans.
Les casques antibruit isolants quant à eux réduisent le bruit passif de sorte qu’aucun bruit ne parvienne à vos oreilles.
Aussi, vous devriez penser à isoler dans un coin tous les appareils émetteurs de bruits tels que les cafetières, les photocopieuses, les imprimantes, etc. Veillez sur ces aspects améliorera les conditions de travail du personnel.
Mieux organiser le personnel
L’organisation dans les open spaces est primordiale. Imaginez un open space où les employés sont obligés de discuter à distance. C’est à la fois inconfortable et contreproductif. Ainsi pour veiller à plus de productivité, vous devez mettre côte à côte les employés qui collaborent le plus. Ceci facilite non seulement la communication, mais permet aussi de réduire l’émission de bruits inutile.
Instaurer des règles de communication claires et efficaces
Au-delà de la disposition des employés, pensez à bien régler les règles de communication claires et efficaces. Les open spaces sont souvent bruyants et bondés, ce qui peut rendre difficile une conversation avec un collègue sans perturber les autres. Il est donc recommandé d’utiliser les outils de communication à distance pour éviter le dérangement tels que l’email ou encore la messagerie instantanée.
Il ne faut pas oublier que ces outils peuvent être une source de distraction si leur usage n’est pas encadré par des règles précises. Dans cette optique, vous pouvez mettre en place quelques directives comme limiter le temps consacré aux échanges écrits pour encourager les conversations face-à-face lorsque cela est nécessaire.
Instaurez un code couleur dans votre agenda partagé afin que chacun puisse connaître l’état actuel de ses collaborateurs (occupé/disponible). Cette méthode permettra non seulement d’éviter les interruptions inutiles mais aussi facilitera la planification du travail au sein du groupe.
Pensez à bien veiller à ce que chaque membre du personnel sache comment communiquer ses besoins et demander de l’aide en cas de besoin sans avoir peur ou honte. La création d’une culture respectueuse où chacun a sa place sera bénéfique autant sur le plan professionnel qu’humainement parlant.
Organisez régulièrement des réunions pour faire le point sur l’avancement général ainsi qu’un suivi individuel minimum mensuellement avec chaque membre concernant son avancée personnelle.
Encourager la collaboration et la prise de décision collective
En open space, il faut favoriser la collaboration entre les membres d’une équipe. Pour cela, encouragez l’échange d’idées et mettez en place des moments de brainstorming autour des projets en cours.
Encourager la prise de décision collective peut être un véritable plus pour votre entreprise. Effectivement, chacun apporte sa vision singulière sur le sujet étudié, ce qui enrichit grandement la décision finale prise par l’équipe. Cette méthode améliore considérablement l’implication du groupe tout autant que sa motivation professionnelle.
Ces quelques astuces visent à favoriser la collaboration et le travail d’équipe au sein de l’open space, tout en respectant les besoins individuels :
• Communication claire et efficace
• Règles précises pour encadrer les outils de communication
• Mise en place d’un code couleur dans l’agenda partagé
• Culture respectueuse où chacun a sa place
• Réunions régulières pour faire le point sur l’avancée générale du projet ainsi que des suivis individuels mensuels concernant chaque membre
• L’échange d’idées et la mise en place de moments de brainstorming autour des projets en cours
• Des espaces communs où tous peuvent se retrouver
• L’utilisation d’un outil collaboratif permettant un partage facile des informations
• Une hiérarchie horizontale plutôt qu’une hiérarchie verticale qui pourrait contraindre certains employés à s’effacer devant leurs supérieurs
• La prise de décision collective afin que chacun puisse apporter sa vision singulière sur le sujet étudié, renforçant ainsi sa motivation professionnelle.