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Administration des ventes : 4 métiers du service

Quel que soit son statut ou son activité, une entreprise vise avant tout la satisfaction client. Cela explique l’importance du service administration des ventes, en charge de la bonne exécution des commandes. Vous l’aurez compris, ce pôle clé garantit le bon déroulement du processus de vente jusqu’à la facturation. Certains métiers qui sont l’essence même de ce service.

Assistant administrateur des ventes

Ce poste s’avère essentiel dans le cadre même de la négociation client. En tant qu’assistant ADV, vous serez en charge des tâches administratives relatives aux commandes des clients. Le travail exige notamment un bon sens de l’organisation et des qualités de communication. En pratique, un assistant ADV s’occupe du suivi, du classement et de l’archivage des dossiers. Il est également amené à réaliser des études commerciales et à définir les modalités à inclure dans le contrat de vente. Ainsi, l’administration des ventes requiert beaucoup plus d’expertise, surtout dans le maniement des outils bureautiques (pack Office) et des progiciels. Ce service se révèle indispensable dans différents secteurs d’activité comme l’agriculture, la cosmétique, l’industrie, le bâtiment ou encore le tourisme.

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Après quelques années de bons et loyaux services, un assistant ADV peut aspirer à la fonction de responsable administration des ventes et/ou du service client. Autrement, les perspectives d’évolution vers des postes plus techniques restent envisageables. Il ne faut pas oublier que l’assistant ADV est en relation permanente avec les différents services : achat, ROC (Return On Customer), logistique, etc. Il est aussi habilité à gérer les conflits ou les litiges éventuels entre les services.

Coordinateur ADV

Rattaché au service Supply Chain, le coordinateur ADV gère les contrats de vente. Il s’agit ni plus ni moins d’un poste stratégique visant le bon déroulement des ventes et in fine, la satisfaction des clients. Le quotidien du coordinateur de vente se révèle très chargé, entre les négociations avec les acheteurs, l’enregistrement des contrats de vente en passant par le contrôle des commandes. Cette fonction requiert bien évidemment un sens du relationnel et de la communication. À ceux-là s’ajoutent de l’organisation, de la rigueur, une grande résistance au stress et de la réactivité.

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Sur le plan académique, le poste de coordinateur ADV nécessite une formation de niveau BAC+2, tous les bts, voire Bac+5. Son salaire peut doubler au fur et à mesure des expériences acquises. Quant aux perspectives d’évolution, elles sont multiples : responsable de magasin ou directeur d’agence. Quoi qu’il en soit, les métiers liés à l’administration des ventes s’adressent aux personnes désireuses d’un avenir professionnel stable. Elles seront amenées à évoluer au sein de TPE, de PME, voire de grands groupes.

assistant Administrateur des ventes

Chargé de clientèle

Les équipes du service client sont en charge de vendre un produit ou de proposer un service. De ce fait, elles sont directement en relation avec les acheteurs, qu’ils soient clients ou consommateurs. Le but étant de promouvoir l’activité de l’entreprise tout en offrant un service d’assistance pour les clients. Les tâches du chargé de clientèle consistent entre autres à répondre aux demandes et aux requêtes des clients. Il lui incombe de fournir une assistance en cas de problème ou de difficulté, afin d’optimiser l’expérience client.

En pratique, le service client se compose de différents postes de travail, à commencer par l’opérateur de centre d’appels. Comptez aussi sur le préposé aux relations clients, sur le responsable du guichet d’informations, sur le technicien help desk, sans oublier le standardiste et les hôtes. Les 2 derniers veillent à l’accueil des clients. Le personnel de ce service demeure en contact avec les clients. Les collaborateurs sont ainsi formés au préalable. Ils doivent être courtois et disponibles.

Le responsable facturation

Le côté administratif de l’administration des ventes ne peut se passer du service facturation. La facture vise à matérialiser la transaction relative à la vente du produit ou de la prestation. Cette pièce justificative est primordiale en comptabilité et en fiscalité. Le poste implique le respect de certaines règles. Une facture doit être émise pour tout achat de produit ou de prestation. Elle s’impose également pour les ventes à distance, pour les livraisons aux enchères publiques et pour les prestations de services fournies à des particuliers.

Si la plupart des entreprises disposent de leur propre service de facturation, d’autres ont recours à la sous-traitance. Dans les 2 cas, la facturation se décline en version électronique ou en version standard (support papier). Pour gagner en efficacité, la facture sous format papier peut être numérisée, envoyée et reçue par voie électronique. Il convient néanmoins de conserver la facture de départ qui, rappelons-le, est sous format papier. À ce propos, la loi 2008-561 stipule que les commerçants et non commerçants doivent conserver les factures au moins 5 ans. Pour le besoin en comptabilité, les factures doivent être conservées durant 10 ans.

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