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Comment faire pour trouver un emploi de secrétaire médicale ?

S’ il y a un domaine où nous cherchons la main-d’œuvre, c’est la santé. Avez-vous déjà pensé à devenir secrétaire médical ou agent administratif dans le milieu de la santé ? Voici tout ce que vous devez savoir pour faire carrière !

Le secrétaire médical s’occupe de la transcription des rapports médicaux, mais pas seulement ! Les tâches des professionnels du soutien administratif médical sont incroyablement variées, comme l’explique Julie Brosseau , chef du département du personnel externe du CIUSSS Centre-Sud Montréal.

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« Les employés travaillant au niveau du secrétariat et de l’administration peuvent travailler dans les hôpitaux, les centres administratifs, les gestionnaires, les équipes cliniques et administratives, et même travailler avec nos différentes clientèles. »

Vous êtes intéressé ? Tant mieux ! Il y a d’énormes besoins à combler dans les hôpitaux, le CISSS et le CIUSSS, dans la région comme à Montréal. Les secrétaires médicaux et les assistants administratifs préparent votre CV !

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« Nous embauchons 2 500 employés par an, et nous sommes près de 17 000 ! dit Julie Brosseau. En ce qui concerne le soutien administratif, il peut s’agir de 400 à 500 embauches par an. »

Carrières dans le soutien administratif en santé ****0Julie Brosseau (à droite) et l’équipe de planification des effectifs du CIUSSS Centre-Sud de l’Île de Montréal.

Il n’y a pas que des secrétaires médicaux dans le domaine de la santé. Voici quelques positions qui peuvent vous intéresser !

Agent d’administration

« Nous avons l’agente administrative de classe 1 à 4 », dit Julie Brosseau. Le premier niveau est le plus important. Ce sont des personnes qui jouent des rôles clés dans les équipes. »

Il y a deux domaines possibles pour le directeur administratif :

1. Secteur administratif

« Il peut s’agir d’une personne qui joue un rôle administratif », dit Julie Brosseau, par exemple, qui travaille dans l’équipe de recrutement ou dans les finances sans faire un bureau. »

2. Secrétariat sectoriel

Les tâches varient d’une institution à l’autre, mais Julie Brosseau et Maude Comtois , directrice de la gestion du personnel au CISSS Montéégie-Est, nous donnent quelques exemples : « tenir l’horaire, rédiger des procès-verbaux et transcrire les notes », énumère Julie Brosseau.

Maude Comtois poursuit : « Hospitalité, rendez-vous, gestion du courrier, archivage, saisie de données, service à la clientèle et soutien du personnel. Notre équipe administrative est constamment en contact humain. »

Secrétaire médical

Si la secrétaire médicale peut assumer des tâches semblables à celles d’un agent administratif, elle se concentre sur la transcription médicale.

« Les secrétaires médicaux ont certainement moins de contacts directs avec les patients », explique Maude Comtois. Les secrétaires médicaux feront tout ce qui est médicalement précis et la transcription médicale, ou un mélange des deux. »

Secrétaire juridique

Eh ! oui, même dans le domaine de la santé, il y a des secrétaires juridiques qui agiront dans les litiges avec les avocats.

Formation requise pour travailler dans un secrétariat médical

Même si certains postes d’agent administratif dans le domaine de la santé peuvent être obtenus avec un diplôme d’études secondaires et quelques années d’expérience dans le secrétaire médical, la plupart des postes de secrétaire médical exigent une formation plus spécifique.

« Nous avons beaucoup d’agents administratifs, mais les secrétaires médicaux sont particuliers », explique Julie Gauthier , chef du service, de la planification des effectifs et du personnel du CISSS de Chaudière-Appalache.

Voici les différentes options de formation qui s’offrent à vous en fonction de votre niveau d’éducation.

1. Si vous avez un diplôme d’études secondaires et pas d’expérience

Vous avez besoin d’un diplôme d’études professionnelles (DEP) au Secrétariat, suivi d’un certificat de spécialisation professionnelle (ASP).

2. Si vous avez un diplôme d’études secondaires et une expérience de secrétariat

Tout d’abord, vous devez faire reconnaître votre apprentissage comme équivalent à celui d’une personne qui aurait un DEP au secrétariat.

Suivant :

Certificat de spécialisation professionnelle (ASP) au cabinet médical de 450 heures, environ six mois ou quatre à temps plein. Remarque : « Il y a des PSA plus courts que nous ne voulons pas reconnaître », explique Julie Gauthier.

Ou

Certificat d’études universitaires (ACS) en transcription médicale d’une durée de 975 heures, soit 43 semaines à temps plein. Le titre du diplôme peut varier selon les cégeps, selon Julie Gauthier : « L’AEC est très spécifique aux collèges, chacun développe sa propre spécialisation ».

3. Si vous détenez un DEP en secrétariat ou

bureau Certificat de spécialisation professionnelle (ASP) au cabinet médical de 450 heures, soit environ six mois.

Ou

Certificat d’études universitaires en transcription médicale (ACS) d’une durée de 975 heures, soit 43 semaines à temps plein.

Ou

Diplôme d’études universitaires (DEC) en bureautique. Plusieurs cégeps ont mis en place un programme DEP-DEC pour raccourcir la SEE, les réalisations d’EDC étant reconnues.

Processus d’embauche des secrétaires médicaux au CISSS et au CIUSSS

Les étapes varient bien sûr d’un établissement à l’autre. Nous avons demandé au CISSS de Chaudière-Appalache, au CISSS de la Montéégie-Est et au CIUSSS du Centre Sud de l’Île de Montréal de nous expliquer leur processus, et voici comment ils travaillent lorsqu’ils embauchent des secrétaires médicaux.

1. Reprendre le classement

2. Téléphone de pré-entrevue

3. Entrevue de groupe

4. Essais de

5. Référence et vérification des antécédents criminelsentrée

6. Évaluation médicale

7. Offre d’embauche conditionnelle

« Cela commence par les substitutions », dit Julie Gauthier, mais il y a tellement de besoins que les gens travaillent et les secrétaires médicaux transcritent à la maison pendant les heures supplémentaires !

Tests de recrutement »

Tous les établissements de santé testent les candidats pour des postes de substitution dans le département médical. Et il y a beaucoup de tests, souvent sept pour un seul candidat !

« Dans le domaine du secrétariat, c’est pour le service médical qu’il y a plus d’examens », a déclaré Maude Comtois, directrice de la gestion du personnel du CISSS Montéégie-Est. Il faut vraiment se préparer pour les différents tests. »

Voici quelques tests qu’on peut vous demander de passer.

Test français

C’ est l’un des critères les plus importants, qui jugent principalement l’expression écrite, correction et orthographe. « Nous exigeons le succès à un niveau avancé en français », explique Julie Gauthier. La marque de passage est le plus souvent fixée à 70%.

Test de terminologie médicale

« Il est important de connaître la terminologie et les abréviations », explique Julie Gauthier. Pour revoir, le site du médecin Larousse est tout approprié.

Testde transcription médicale

Ce test est effectué à l’aide d’un logiciel de transcription et d’un casque. Il s’agit d’écrire un rapport dicté par un médecin.

Essai de classification

Ce test concerne la saisie des données et la présentation des dossiers médicaux.

Tester Word et Excel

La plupart des établissements ont besoin d’un niveau intermédiaire pour ces deux tests. Par exemple, le test Word peut inclure un choix d’exercices de test de réponse, d’écriture et de mise en page.

Test de vitesse d’attaque

En fonction de la institutions, sont demandées 40 à 60 mots par minute.

Les postes d’agent administratif exigent généralement moins de tests que les postes de secrétaire médical.

Le salaire d’un secrétaire médical

Dans les milieux publics et privés, le salaire moyen d’un secrétaire médical est fixé à un minimum de 20,76$ et à un maximum de 23,22$ US, selon le site Avenir en santé do Gouvernement du Québec. Selon Neuvoo, nous parlons d’un salaire moyen de 19,25$ (basé sur 350 salaires).

Voici les échelles horaires des salaires dans le secteur public pour la période d’avril 2019 à mars 2020 :

Secrétaire médical

20,76 $ à 23,22$

Agent d’administration

Classe 1 : 20,90$ à 24,22$

Classe 2 : 20,76$ à 23,22$

Classe 3 : 20,20$ à 21,55$

Classe 4 : 19,73$ à 20,22$

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