S’ il y a un domaine où nous cherchons la main-d’œuvre, c’est la santé. Avez-vous déjà pensé à devenir secrétaire médical ou agent administratif dans le milieu de la santé ? Voici tout ce que vous devez savoir pour faire carrière !
Transcrire des rapports médicaux n’est que la partie émergée de l’iceberg. Les missions confiées aux professionnels du soutien administratif médical sont d’une diversité remarquable, comme le souligne Julie Brosseau, responsable du personnel externe au CIUSSS Centre-Sud Montréal.
« Les employés œuvrant dans le secrétariat et l’administration peuvent évoluer aussi bien dans les hôpitaux, les structures administratives, auprès des gestionnaires, des équipes cliniques ou administratives, et même collaborer avec différentes clientèles. »
Le secteur vous attire ? Les besoins sont immenses partout, que ce soit dans les hôpitaux, au sein du CISSS ou du CIUSSS, en région ou à Montréal. C’est le moment de préparer son CV si l’on vise un poste de secrétaire médical ou d’assistant administratif.
« Nous recrutons chaque année 2 500 personnes et notre effectif approche les 17 000 salariés », précise Julie Brosseau. Pour le soutien administratif, cela représente entre 400 et 500 embauches par an.
Carrières dans le soutien administratif en santé
Le domaine de la santé ne se limite pas au poste de secrétaire médical. Plusieurs fonctions peuvent retenir votre attention.
Agent d’administration
« Nous avons des agentes administratives de classe 1 à 4 », explique Julie Brosseau. La classe 1 joue un rôle central au sein des équipes.
Deux grands axes se dessinent pour ces agents administratifs :
- Secteur administratif : une fonction administrative pure, par exemple au sein d’une équipe de recrutement ou dans les finances, parfois sans bureau attitré.
- Secrétariat sectoriel : selon l’établissement, les missions varient, mais il s’agit souvent de gérer les horaires, rédiger des procès-verbaux ou transcrire des notes, d’après Julie Brosseau.
Maude Comtois, directrice de la gestion du personnel au CISSS Montérégie-Est, complète : « Hospitalité, prise de rendez-vous, gestion du courrier, archivage, saisie de données, accueil, service à la clientèle et soutien aux équipes. L’administration reste en contact permanent avec les gens. »
Secrétaire médical
Certains aspects du poste s’apparentent à ceux d’un agent administratif, mais la secrétaire médicale se spécialise dans la transcription médicale.
« Les secrétaires médicaux sont moins en interaction directe avec les patients, précise Maude Comtois. Leur activité tourne autour de la transcription médicale, des actes précis, et parfois d’une combinaison de tâches. »
Secrétaire juridique
Même dans la santé, le secrétariat juridique a sa place. Certains professionnels assistent les avocats dans la gestion des litiges médicaux.
Formation requise pour travailler dans un secrétariat médical
Si certains postes administratifs en santé restent accessibles avec un diplôme d’études secondaires et une expérience pertinente, la plupart des postes de secrétaire médical exigent une formation pointue.
« Il y a beaucoup d’agents administratifs, mais les secrétaires médicaux relèvent d’un profil très spécifique », souligne Julie Gauthier, responsable de la planification des effectifs et du personnel au CISSS de Chaudière-Appalache.
Selon votre parcours scolaire, plusieurs choix s’offrent à vous :
- Diplôme d’études secondaires sans expérience : il faut obtenir un DEP en secrétariat, puis compléter un ASP en secrétariat médical.
- Diplôme d’études secondaires avec expérience : il convient de faire reconnaître son expérience comme équivalente à un DEP. Ensuite, suivre un ASP en secrétariat médical (450 heures, soit environ six mois à temps plein). Précision utile : certains ASP plus courts ne sont pas reconnus, rappelle Julie Gauthier. Il est aussi possible d’opter pour une AEC (certificat d’études collégiales) en transcription médicale (975 heures, 43 semaines à temps plein). Le contenu varie selon les établissements.
- DEP en secrétariat : accès direct à un ASP en secrétariat médical ou à une AEC en transcription médicale. Le DEC en bureautique est également reconnu, certains cégeps proposant un parcours combiné DEP-DEC pour accélérer la formation.
Processus d’embauche des secrétaires médicaux au CISSS et au CIUSSS
Les étapes diffèrent selon l’établissement, mais le schéma général reste le même. Après consultation auprès de plusieurs CISSS et du CIUSSS Centre-Sud de Montréal, voici comment s’organise le recrutement d’un secrétaire médical :
- Analyse du CV et du dossier
- Entretien téléphonique préliminaire
- Entrevue de groupe
- Tests pratiques
- Vérification des références et des antécédents judiciaires
- Évaluation médicale
- Offre d’embauche conditionnelle
Julie Gauthier précise : « On débute souvent par des remplacements. Les besoins sont tels que les secrétaires médicaux travaillent parfois à domicile sur des heures supplémentaires pour assurer la transcription des dossiers. »
Les tests de recrutement
Pour décrocher un poste de remplaçant dans un service médical, il faut s’attendre à passer plusieurs évaluations, parfois jusqu’à sept pour un même poste.
« Le secteur médical impose davantage de tests que d’autres services administratifs », note Maude Comtois du CISSS Montérégie-Est. Une bonne préparation s’impose.
Voici les principaux types de tests à prévoir :
- Épreuve de français : l’expression écrite, l’orthographe et la grammaire sont évaluées. Un niveau avancé est exigé, avec un seuil de réussite fixé en général à 70 %.
- Test de terminologie médicale : maîtriser le vocabulaire médical et les abréviations est indispensable. Pour réviser, le site du dictionnaire médical Larousse offre une bonne ressource.
- Épreuve de transcription médicale : il s’agit de rédiger un rapport à partir d’une dictée médicale, à l’aide d’un logiciel spécialisé et d’un casque audio.
- Test de classement : cette évaluation porte sur la saisie et l’organisation des dossiers médicaux.
- Tests Word et Excel : un niveau intermédiaire est généralement attendu. Les exercices portent sur la rédaction, la mise en page et l’utilisation des fonctionnalités principales.
- Test de vitesse de frappe : la rapidité attendue varie selon les établissements, entre 40 et 60 mots par minute.
Les postes d’agent administratif comportent habituellement moins d’épreuves que ceux de secrétaire médical.
Le salaire d’un secrétaire médical
Dans les établissements publics et privés, la rémunération des secrétaires médicaux s’établit entre 20,76 $ et 23,22 $ de l’heure, selon les données du site Avenir en santé du gouvernement du Québec. Sur Neuvoo, le salaire moyen ressort à 19,25 $ (calculé sur 350 salaires).
Pour la période d’avril 2019 à mars 2020, voici les grilles horaires du secteur public :
Secrétaire médical
20,76 $ à 23,22 $
Agent d’administration
Classe 1 : 20,90 $ à 24,22 $
Classe 2 : 20,76 $ à 23,22 $
Classe 3 : 20,20 $ à 21,55 $
Classe 4 : 19,73 $ à 20,22 $
Le secteur du soutien administratif médical ne cesse d’évoluer, et les opportunités y fleurissent pour ceux prêts à s’engager. Derrière chaque dossier bien classé, chaque rapport fidèlement transcrit, il y a des professionnels qui, loin de l’anonymat, contribuent à faire tourner la grande mécanique de notre système de santé. La prochaine signature au bas d’un procès-verbal, ce sera peut-être la vôtre.
